Privacyverklaring der Studievereniging GEWIS d.d. 12 februari 2019
Wij respecteren uw privacy en verwerken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft verstrekt. In deze privacyverklaring trachten we meer duidelijkheid te scheppen over welke persoonsgegevens we verzamelen en met welk doel.
A. Contact gegevens
1. Gegevens
Naam vereniging: Studievereniging GEWIS (GEmeenschap van Wiskunde en Informatica Studenten).
Website: https://gewis.nl/
Inschrijfnummer KvK: 40237787
B. Persoonsgegevens die wij verwerken
1. E-mailadres
Uw e-mailadres wordt gebruikt om u op de hoogte te stellen van nieuwsberichten die van belang zijn voor alle leden van de vereniging. Daarnaast kunt u bij het lid worden van de vereniging aangeven of u geïnteresseerd bent in e-mails over bedrijfsgerichte informatie, vacaturemails en mails over informele zaken. Deze zogenoemde voorkeuren zijn altijd te wijzigen via het bestuur van de vereniging. Als laatste kan de vereniging (vertegenwoordigd door het bestuur) uw e-mailadres gebruiken indien zij contact met u behoeft. Uw e-mailadres is altijd te wijzigen via het bestuur van de vereniging.
2. Adres
Uw adres kan gebruikt worden om u via post het verenigingsblad (Supremum), informatie over activiteiten of kaartjes te sturen. Uw adres kan hierbij gedeeld worden met een derde partij, indien dit nodig is voor een juiste distributie van het verenigingsblad. U kunt uw adres altijd wijzigen via het bestuur van de vereniging.
3. Telefoonnummer
De vereniging (vertegenwoordigd door het bestuur) kan uw telefoonnummer gebruiken indien zij contact met u behoeft. Uw telefoonnummer is altijd te wijzigen via het bestuur van de vereniging.
4. Bankrekening
Bij het lid worden van de vereniging kunt u uw rekeningnummer van uw bank doorgeven. Deze gegevens zullen in dat geval slechts gebruikt worden voor het betalen van de contributie aan de vereniging via automatische incasso en voor eventuele betalingen aan u. Voor het wijzigen van deze gegevens kunt u terecht bij het bestuur van de vereniging.
5. Generatie
Het jaar waarin u lid wordt van de vereniging, wordt in ons systeem opgeslagen als generatie. Deze informatie wordt gebruikt om informatie naar een bepaald deel van de leden te sturen indien het bestuur dit nodig dan wel gewenst acht. Verder is de generatie van een lid zichtbaar voor leden van Studievereniging GEWIS op de website, als de leden ingelogd zijn, om gericht te kunnen zoeken naar bepaalde leden. Indien deze informatie niet klopt of niet zorgt voor de juiste informatievoorziening, kunt u dit aangeven bij het bestuur van de vereniging.
6. Lidmaatschapsnummer
Wanneer u zich registreert bij Studievereniging GEWIS, krijgt u een lidmaatschapnummer. Met dit nummer kunt u, met een eigen wachtwoord, inloggen op de website. Via de website kunt u allerlei informatie vinden en kunt u zich inschrijven voor verschillende activiteiten die GEWIS organiseert. Verder wordt het nummer, indien gewenst, gekoppeld aan een SuSOS-account (zie artikel 7).
7. Pasbetaalsysteem van de Borrel
Als betaalsysteem tijdens de borrel, maar ook voor drinken en snacks die u gedurende de dag kunt pakken, maken wij gebruik van het SuSOS-systeem. Na uw inschrijving kunt u een SuSOS-account aanvragen, dat gekoppeld is aan uw lidmaatschapnummer. Door het betaalsysteem te gebruiken, gaat u akkoord met de registratie van al uw transacties (opwaarderingen en orders van producten). De gegevens van deze transacties kunnen in het openbaar slechts in beknopte vorm gebruikt worden voor onder andere het weergeven van statistieken tijdens een borrel. Daarnaast heeft de gebruiker altijd toegang tot de eigen transacties en statistieken via de SuSOS pagina op de GEWIS website.
8. Foto’s
Tijdens activiteiten van de vereniging kunnen foto’s gemaakt worden van de aanwezige personen. Hiervan wordt een selectie gepubliceerd in het fotoalbum van de website, welke ook weergegeven kan worden op de schermen in de ruimte. De foto’s kunnen ook gebruikt worden in de Supremum (het verenigingsblad). Verder kan een selectie ook nog gebruikt worden voor promotiedoeleinden. De foto’s op de website zijn slechts voor leden in te zien, met uitzondering van “de foto van de week”, waarbij geen referentie naar de naam van een lid wordt gegeven. Door op een activiteit aanwezig te zijn, gaat u akkoord met het al dan niet plaatsen van (een) foto(’s) waarop u staat afgebeeld. Indien u hier bezwaar tegen hebt, kunt u dit bij de organisatie van de activiteit aangeven. Indien (een van) de foto’s gepubliceerd op de website u niet bevalt/bevallen, dan kan/kunnen deze op verzoek bij het bestuur van de vereniging van de website gehaald worden.
9. Overige persoonsgegevens
Overige persoonsgegevens gebruiken wij alleen indien de vereniging (al dan niet vertegenwoordigd door het bestuur) deze nodig heeft voor het uitvoeren van haar taken, al dan niet voortgekomen uit een overeenkomst of afspraak tussen u en de vereniging.
10. Verstrekking persoonsgegevens
Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt alvorens hiervoor door u persoonlijk schriftelijke toestemming is toegekend.
C. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
1.Gegevens inzien, aapassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door studievereniging GEWIS en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar bestuur@gewis.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek. Studievereniging GEWIS wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
2. Bewaartermijn
Gegevens zoals beschreven onder ‘B. gegevens die wij verwerken’ worden tot twee jaar na het beëindigen van een lidmaatschap bewaard. Foto’s worden hier buiten beschouwing gelaten, deze worden bewaard tot opheffing van de vereniging. Daarnaast kan de naam van een lid ook bewaard blijven tot opheffing van de vereniging, deze kan voorkomen in de verenigingsdocumenten. Voor meer informatie over bewaartermijnen van gegevens, kunt u onze datasheet bekijken.
3. Wijzigen van deze privacyverklaring
De vereniging behoudt zich het recht deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen; deze wijzigingen zullen op de website gepubliceerd worden en aangekondigd worden per e-mail (bijvoorbeeld via de wekelijkse nieuwsbrief). Een maand na aankondiging van de wijzigingen treedt de nieuwe verklaring automatisch in werking: zonder tegenbericht van u, gaat u er automatisch mee akkoord. Indien u bezwaar heeft tegen de wijzigingen, kunt u dit derhalve binnen een maand na de aankondiging aangeven bij het bestuur van de vereniging.
D. De ruimte
1.Camera’s
Bij het betreden van de ruimte ‘Het Dakterras’ gelegen op De Groene Loper 5 te Eindhoven in de ruimte MetaForum 3.155, wordt er zichtbaar gemaakt dat u gefilmd wordt. Zoals besloten in een Algemene Vergadering (besluit AV 73.8.0), zullen deze beelden uitsluitend voor beveiligingsdoeleinden worden gebruikt. De beelden zullen maximaal 72 uur worden bewaard. Elke Algemene Vergadering wordt er een update gegeven over welke camerabeelden zijn teruggekeken en met welke reden.
2. Contact
Als u wenst te reageren op onze privacyverklaring, kun u contact opnemen:
Postadres:
Studievereniging GEWIS
MF 3.155
Postbus 513
5600 MB EINDHOVEN
Nederland
Bezoekadres:
Studievereniging GEWIS
MF 3.155
De Groene Loper 5
5612 AZ Eindhoven
Telefoonnummer: +31 (0)40 247 2815