Huishoudelijke Reglement

Unfortunately, it is not allowed to translate this document because it is registered as a Dutch document. If you want to know what is in this document, please ask the board.

Studievereniging GEWIS

Huidige versie sinds AV 157, 1 juli 2017

 

Reglement

HR artikel 1.

Dit reglement dient als aanvulling op de statuten van GEWIS vastgesteld op 28 juni 1999.

 

 

Samenstelling der vereniging

HR artikel 2.

Gewone leden kunnen zijn zij die voldoen aan de in de statuten gestelde voorwaarden en niet langer dan 6 jaar geleden lid zijn geworden. Het gewone lidmaatschap wordt aangegaan voor 6 jaar.

 

 

Lidmaatschap en donateurschap

HR artikel 3.

    1. De gewone leden zijn gehouden tot het betalen van een contributie van 15,00 euro bij het aangaan van het lidmaatschap.
    2. De externe leden en de geprolongeerde leden zijn gehouden tot het betalen van een contributie van 0,00 euro bij het aangaan van het lidmaatschap.
    3. De buitengewone leden zijn gehouden tot het betalen van een contributie van 10,00 euro bij het aangaan van het lidmaatschap.
  1. Na betaling van de contributie krijgt een lid een lidmaatschapskaart, die voorzien is van een merk van de vereniging. Deze kaart dient als bewijs van betaling van de contributie.
  2. Eenieder die lid wordt geeft de vereniging daarmee automatisch toestemming om zijn adres, foto en andere relevante gegevens in het jaarboek van GEWIS te publiceren, tenzij de betreffende persoon schriftelijk bezwaar indient bij het bestuur.
  3. De minimumbijdrage per jaar voor donateurs bedraagt 5,00 euro.

 

 

Bijeenroeping Algemene Vergadering

HR artikel 4.

  1. Oproeping van de Algemene Vergadering geschiedt door het verwittigen van de leden, via e-mail en via een zichtbare aankondiging in de ruimte. In deze oproep moet in ieder geval zijn vermeld; de agenda van de vergadering, de datum van de vergadering, het tijdstip van aanvang en de plaats van de vergadering.
  2. Alle te behandelen stukken dienen één werkdag voor aanvang van de vergadering op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage te liggen tot na afloop van de laatste dag der vergadering.
  3. De notulen van de vorige Algemene Vergadering en, indien van toepassing, de begroting van volgend boekjaar en de afrekening van vorig boekjaar dienen één week voor aanvang van de vergadering op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage te liggen.
  4. Van alle stukken kan een lid één exemplaar meenemen of bij het bestuur afhalen.

 

 

Machtigingen

HR artikel 5.

  1. Door het bestuur uitgenodigde personen, wier aanwezigheid relevant kan zijn, worden toegelaten tot een bijeenkomst van de Algemene Vergadering.
  2. Een machtiging geschiedt door het bij het bestuur inleveren van een schriftelijke en ondertekende verklaring van machtgever waarin in ieder geval staat wie gemachtigd wordt en voor welke vergadering. Het inleveren dient te geschieden voor aanvang van de vergadering of, indien het een machtiging betreft voor een deel van de vergadering, voor aanvang van dat deel van de vergadering.
  3. Een machtiging is niet geldig voor die perioden waarin de machtgever op de Algemene Vergadering aanwezig is.
  4. Een machtgever kan zijn machtiging ongedaan maken door het bij het bestuur inleveren van een schriftelijke en ondertekende verklaring waarin in ieder geval staat welke machtiging wordt ingetrokken. Dit ongedaan maken geschiedt niet met terugwerkende kracht.

 

 

Besluitvorming in de Algemene Vergadering

HR artikel 6.

  1. Bij een meerkeuzestemming over zaken is het toegestaan om op meerdere voorstellen te stemmen. Het voorstel met de meeste stemmen is aangenomen. Bij ex aequo wordt een herstemming gehouden tussen de ex aequo voorstellen.
  2. Procedure schriftelijke stemming:
    1. Er wordt een stemcommissie van tenminste 2 personen, gekozen uit de aanwezigen, in het leven geroepen door het bestuur. Deze personen moeten onafhankelijk zijn met betrekking tot hetgeen waarover gestemd wordt. Deze onafhankelijkheid wordt door de AV bepaald.
    2. De stemcommissie verspreidt de stembriefjes (die gevalideerd zijn door het bestuur) en haalt deze ook weer op, waarna zij in afzondering de stemmen telt.
    3. De stemcommissie maakt de uitslag, met aantallen, tenzij de AV van te voren anders beslist, openbaar.
    4. Een eventuele herstemming geschiedt met dezelfde stemcommissie, tenzij de AV anders bepaalt.

 

 

Jaarverslag

HR artikel 7.

  1. KKK leden mogen geen deel uit maken of deel uit hebben gemaakt van het bestuur dat verantwoordelijk is voor het door de KKK te controleren boekjaar.
  2. De KKK mag niet slechts bestaan uit leden van één specifieke commissie met eigen financiële middelen ten tijde van het door de KKK te controleren boekjaar.
  3. De leden van de AVC dienen eveneens te voldoen aan de in lid 1 en 2 van dit artikel gestelde voorwaarden.
  4. De KKK en de AVC controleren zowel de afrekening van commissies met eigen financiële middelen als de afrekening van GEWIS.
  5. Het jaarverslag moet een activiteitenoverzicht bevatten.

 

 

Benoeming bestuursleden

HR artikel 8.

  1. De leden van het bestuur vervullen de volgende functies: voorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris interne betrekkingen, commissaris externe betrekkingen en commissaris onderwijs.
  2. Een bestuurslid kan niet meer dan twee functies zoals genoemd in lid 1 op zich verenigen.
  3. Leden van het bestuur worden benoemd voor een periode, die loopt van de aanstelling tot en met de daaropvolgende 30 juni.

 

 

Taken en bevoegdheden bestuur

HR artikel 9.

  1. Het bestuur draagt zorg dat de GEWIS-ruimte tijdens de college- en tentamenperiodes dagelijks tenminste van 10.00 tot 16.00 open is, behoudens vrije dagen.
  2. Het bestuur dient tijdens de college- en tentamenperiodes tussen 12.30 en 13.30 op de GEWIS-kamer bereikbaar te zijn, behoudens vrije dagen.
  3. Het bestuur vergadert tijdens de college- en tentamenperiode tenminste één keer per twee weken.
  4. Het bestuur is verantwoordelijk voor de personele bezetting van alle commissies, met uitzondering van de KKK en de AVC.
  5. Het bestuur beheert de GEWIS-ruimte.
  6. Voor het doen van niet begrote uitgaven en het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt en die op geld gewaardeerd een bedrag van 250 euro te boven gaan dient het bestuur toestemming te verkrijgen van de Algemene Vergadering.
  7. Ieder bestuurslid dient tijdens zijn of haar bestuurslidmaatschap een draaiboek van zijn of haar activiteiten bij te houden.
  8. Ieder bestuurslid brengt na elk halfjaar van zijn of haar bestuurslidmaatschap zo spoedig mogelijk verslag over deze periode uit aan de leden en geeft een planning voor het komende halfjaar, indien van toepassing.
  9. Het bestuur brengt na elk half jaar een financieel verslag uit ter inzage aan de AV. Dit verslag behelst een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting.
  10. Het bestuur dient zich te richten naar het beleid zoals vastgesteld in de laatst goedgekeurde beleidsnota.
  11. Het bestuur kan naar eigen inzicht de beleidsnota wijzigen en goedkeuren en dient de gewijzigde beleidsnota bekend te maken aan de leden.
  12. Het is de plicht van het bestuur er op toe te zien dat de statuten, het HR en de besluiten van de vereniging worden nageleefd en melding te maken op de eerstvolgende Algemene Vergadering mochten er ongeregeldheden optreden of met redelijke waarschijnlijkheid gaan optreden.
  13. Wanneer een van de, in artikel 10 vernoemde, verantwoordelijkheden overgedragen wordt aan een andere functie, zal dit expliciet vermeld worden in de beleidsnota. De voorzitter kan niet de verantwoordelijkheid van het vervangen van de voorzitter hebben.

 

Verantwoordelijkheden bestuursleden

HR artikel 10.

De bestuursleden hebben in ieder geval de volgende verantwoordelijkheden:

  1. De voorzitter:
    het verzorgen van de continuïteit binnen het bestuur en de representatie van het bestuur; het voorzitten van bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen; het delegeren van taken binnen het bestuur en er op toezien dat die worden uitgevoerd; het bijwonen van de vergaderingen van de FSE.
  2. De secretaris:
    het notuleren van bestuursvergaderingen, voorzittersvergaderingen en algemene vergaderingen; het bijhouden van het archief; het verzorgen van de ledenadministratie; het verzorgen van de inkomende en uitgaande post.
  3. De penningmeester:
    het bijhouden van het kasboek; het beheer van de financiën; het samenstellen van het financiële jaarverslag, dat tenminste een balans en een verlies- en winstrekening moet bevatten; het opstellen van de begroting; het bestellen en verkopen van studieboeken; het aanvragen van subsidies; het controleren van de financiële gang van zaken binnen commissies.
  4. De commissaris interne betrekkingen:
    het actief bij GEWIS betrekken van leden en medewerkers; het coördineren van de aankondigingen van activiteiten, alsmede het verzorgen van de activiteitenlijst; het bijhouden van het fotoarchief; het onderhouden van de GEWIS-ruimte; het voorzitten van voorzittersvergaderingen; het vervangen van de voorzitter indien laatstgenoemde verhinderd is zijn taken uit te voeren.
  5. De commissaris externe betrekkingen:
    het verzorgen van de contacten met bedrijven en instellingen; het beheren van het bedrijvenbestand; het coördineren van de sponsoraanvragen van de verschillende commissies; het coördineren van de bezoeken van de verschillende commissies aan bedrijven en instellingen.
  6. De commissaris onderwijs:
    het voorkomen, signaleren en mede oplossen van problemen in het onderwijs; zich informeren over wat er onder de studenten met betrekking tot het onderwijs leeft; het behartigen van studentenbelangen waar hij of zij dit nodig of nuttig acht; het werk van de leden van raden en commissies van de Faculteit W&I enerzijds, en van de studentenraad anderzijds, coördineren; het bijwonen van vergaderingen van de studentenraad; het aanreiken van suggesties met betrekking tot het opstellen van examen-, college- en practicumroosters, alsmede het controleren van concepten van genoemde roosters.

 

 

Commissies

HR artikel 11.

  1. Oprichting van een commissie geschiedt door het bestuur op verzoek van ten minste een lid dat bereid is zitting te nemen in deze nieuwe commissie als voorzitter. Bij de oprichting benoemt het bestuur een voorzitter en eventueel andere leden van de commissie. De voorzitter van de nieuwe commissie dient een commissiereglement in, waarin ten minste de volgende onderwerpen beschreven worden:
    1. De definitie van de commissie;
    2. Het doel van de commissie;
    3. De gewenste middelen;
    4. De functies binnen de commissie;
    5. De looptijd van de commissie;
    6. Een verklaring omtrent het gebruik van persoonlijke data.
  2. Benoeming van nieuwe leden van reeds bestaande commissies geschiedt door het bestuur op voordracht van de betreffende commissie, met goedkeuring van de nieuwe leden van de commissie. Leden van de commissie gaan, met het lidmaatschap van de commissie, akkoord met het handelen volgens het commissiereglement van de commissie.
  3. Het lidmaatschap van een commissie eindigt indien het bestuur het commissielid als zodanig ontslaat, indien het commissielid ontslag neemt, indien het lidmaatschap van GEWIS beëindigd wordt of indien de betreffende commissie wordt opgeheven.
  4. Opheffing van een commissie geschiedt door het bestuur.
  5. Decharge van een commissielid geschiedt door het bestuur. De voorzitter en de penningmeester van een commissie kunnen pas gedechargeerd worden nadat de afrekening van de commissie is goedgekeurd.
    1. De voorzitter van een commissie delegeert de taken binnen de commissie en ziet erop toe dat deze worden uitgevoerd. De voorzitter woont bovendien de voorzittersvergaderingen bij; indien hij afwezig is, moet hij een commissielid aanwijzen.
    2. De voorzitter draagt tevens financiële verantwoordelijkheid.
  6. De penningmeester van een commissie is verantwoordelijk voor de financiële transacties, het opstellen van begrotingen en het maken van financiële afrekeningen.
    1. De penningmeester van elke commissie dient de begrotingen van de commissie ter goedkeuring voor te leggen aan het bestuur.
    2. Een commissie mag geen uitgaven doen of verbintenissen aangaan voordat ze een goedgekeurde begroting heeft.
    3. Bij het inleveren van de begroting wordt een afspraak gemaakt voor het inleveren van de afrekening.
    4. Indien een commissie verwacht zich niet aan de goedgekeurde begroting te kunnen houden, dient zij de begroting bij te stellen en opnieuw goed te laten keuren door het bestuur.
    5. Een commissie mag geen uitgaven doen of verbintenissen aangaan die hoger zijn dan begroot is zonder toestemming van het bestuur.
    1. Een commissie mag niet meer uitgaven doen en financiële verplichtingen aangaan dan 250 euro boven haar zekere inkomsten, zonder toestemming van het bestuur.
    2. Een commissie mag niet meer uitgaven doen en financiële verplichtingen aangaan dan 700 euro boven haar zekere inkomsten, zonder toestemming van de Algemene Vergadering.
    1. Aan het einde van het boekjaar en na elke activiteit zoals afgesproken volgens lid 8 sub c, dient de penningmeester van de commissie een afrekening in te leveren bij het bestuur.
    2. Door het goedkeuren van een afrekening neemt het bestuur de verantwoording over het financiële beleid over.
    3. De penningmeester van elke commissie dient de afrekening van de commissie waarbij de bijdrage van GEWIS hoger is dan begroot of waarvoor het bestuur geen financiële verantwoordelijkheid neemt, ter goedkeuring voor te leggen aan de Algemene Vergadering.
  7. Als een commissie door het doen van niet-toegestane uitgaven of het aangaan van niet-toegestane verbintenissen, moedwillig of ten gevolge van grove nalatigheid, of door grove nalatigheid ten aanzien van de begroting, de vereniging, de faculteit of indien aanwezig, deelnemers financiëel benadeelt, ongeacht de manifestatie van deze benadeling, dan kan de Algemene Vergadering de betrokken commissieleden zelf aansprakelijk stellen voor (een deel van) het geleden verlies, uitgezonderd de situatie waarin het bestuur de afrekening van de commissie heeft goedgekeurd, in welk geval de aansprakelijkheid op de betrokken bestuursleden overgaat.

 

 

Voorzittersvergadering

HR artikel 12.

  1. Minimaal éénmaal per 3 maanden roept het bestuur een voorzittersvergadering bijeen.
  2. In de voorzittersvergadering hebben de bestuursleden en de voorzitters van alle commissies zitting. Indien de voorzitter van een commissie verhinderd is, dient de commissie een plaatsvervangend voorzitter aan te stellen en dit te melden aan het bestuur. De plaatsvervangend voorzitter zal namens de betreffende commissie zitting hebben in de voorzittersvergadering.
  3. Het doel van de voorzittersvergadering is het overdragen van informatie tussen het bestuur en de commissies, en tussen de commissies onderling; alsmede het evalueren van georganiseerde activiteiten.
  4. Over toelating van andere dan in lid 2 genoemde personen beslist het bestuur.

 

 

Disputen

HR artikel 13.

  1. Oprichting van een dispuut geschiedt door het bestuur.
  2. Een dispuut heeft een naam en een doelstelling.
  3. Het dispuut heeft een voorzitter, welke fungeert als aanspreekpunt voor het bestuur.
  4. Een dispuut bestaat uit tenminste 3 leden. Alle leden van een dispuut dienen lid te zijn van GEWIS.
  5. Opheffing van een dispuut gebeurt door de Algemene Vergadering. Evaluatie van de disputen gebeurt uiterlijk op de laatste AV van het verenigingsjaar. Het bestuur brengt advies uit over het voortbestaan van een dispuut waarbij als leidraad genomen worden de aanwezigheid en de activiteit van het dispuut.
  6. Een dispuut heeft dezelfde financiële verplichtingen als een commissie, zoals vastgelegd in artikel 11 lid 6b, 7, 8, 9, 10 en 11, bij activiteiten waarvoor dit dispuut middelen van GEWIS gebruikt. Deze verplichten zijn niet van toepassing op overige activiteiten van een dispuut.

 

Financiële bepalingen

HR artikel 14.

  1. De vereniging beschikt over een algemene reserve. Dit onderdeel van het eigen vermogen heeft de vereniging te allen tijde beschikbaar in liquide middelen. De algemene reserve wordt dan en alleen dan aangesproken wanneer het voortbestaan van de vereniging acuut in gevaar dreigt te komen of het niet aanwenden van de reserve een buitensporig grote financile schade met zich meebrengt. De algemene vergadering beslist over het al dan niet het aanwenden van deze algemene reserve en de interpretatie van bovengenoemde voorwaarden. De algemene reserve is vastgesteld op 20.000 euro (per 1-7-2012, jaarlijks gecorrigeerd naar de inflatie).
  2. De vereniging beschikt over een conjunctuurfonds. Deze reserve heeft de vereniging ter beschikking ten behoeve van het egaliseren van de sponsorinkomsten waardoor jaarbegrotingen een grotere mate van nauwkeurigheid kunnen bereiken. Elk jaar wordt een derde van de sponsorinkomsten in dit fonds gestort nadat de helft van het beschikbare fonds, opgebouwd in eerdere jaren, aangewend is. Deze bedragen worden achteraf bepaald afhankelijk van het werkelijke resultaat.

AV-werkgroepen

HR artikel 15.

  1. Oprichting en opheffing van een AV-werkgroep geschiedt door de AV.
  2. Een AV-werkgroep heeft een naam en een doelstelling.
  3. Het AV-werkgroep heeft een voorzitter, welke fungeert als aanspreekpunt.
  4. Een AV-werkgroep bestaat uit tenminste 3 leden. Alle leden van een AV-werkgroep dienen lid te zijn van GEWIS.
  5. AV-werkgroepen dienen gedurende hun bestaan op elke AV verslag uit te brengen van hun verrichtingen, indien de AV dit verlangt.
  6. Wanneer een AV-werkgroep financin beheert, gelden voor hen dezelfde verplichtingen als voor commissies, zoals vastgelegd in artikel 11 lid 6b, 7, 8, 9, 10 en 11.

Slotbepaling

HR artikel 16.

In alle gevallen waarin dit reglement of de statuten niet voorzien, beslist het bestuur, onverminderd het recht van de Algemene Vergadering in gevolge van Statuten artikel 15 deze bestuursbeslissingen later te herroepen.